Vorgehensweise bei Consultativ-Verfahren

Weitere Details siehe Handbuch der Consulative.

1. Allgemeines

Die praktische Vorgehensweise eines jeden Consultativ-Verfahrens entscheidet sowohl über seine Effizienz als auch über die Autorität der abgegebenen Empfehlung und damit seine öffentliche Akzeptanz.

Diese Vorgehensweise besteht im Prinzip aus einer Kombination strenger Verfahrensregeln mit der Methodik des modernen Projekt-Managements.

In der Beachtung strenger Verfahrensregeln (Code of Practice), die auch als Muss-Regeln bezeichnet werden können, ähnelt das Verfahren den prozeduralen Vorgaben, wie wir sie in der Judikative vorfinden.

Durch sie soll die notwendige Würde des Verfahrens erreicht werden, die ihm die für jede wirksame und glaubwürdige (Politik-) Beratung erforderliche Autorität verleiht.

Mit der Anwendung der Methodik eines effizienten Projekt-Managements wird die inhaltliche Qualität sichergestellt.

Bei der Anwendung dieser Methodik handelt es sich um Kann-Regeln, deren Einsatz im Ermessen des jeweiligen Moderators in Zusammenarbeit mit den Verfahrensteilnehmern liegt.

Regeln (Code of Practice)

Ein Consultativ-Verfahren muß unter allen Umständen ein klares Verfahrensziel haben. Um ein solches Verfahrensziel definieren zu können, bedarf es stets einer Vorstudie (Feasibility Study oder Machbarkeitsstudie).

Vorgehensweise bei der Vorstudie: Bei einem vom Lenkungsausschuß angenommenen Projekt beauftragt dieser geeignete Moderatoren oder auch eine Arbeitsgruppe aus seiner Mitte mit der Durchführung einer Vorstudie. Sie verläuft in folgenden Schritten:

2. Vorstudie

1. Schritt
Erfassung und Strukturierung der wesentlichen Problemfelder
Wie ist der zu untersuchende Tatbestand zu bezeichnen und abzugrenzen; vereinfacht: Um was geht es? Wer ist beteiligt? Wer ist betroffen?. Hierzu können auch professionelle Werkzeuge z.B. Meinungsforschung benutzt werden.

2. Schritt
Datensammlung
Was ist über den angefragten oder zu untersuchenden Tatbestand bereits bekannt und welche Meinungen sind gegeben? Dazu werden

• alle verfügbaren Daten gesammelt. Sie können aus Literatur, Datenbanken, Medien und Aussagen öffentlich zugänglicher Fachleute stammen und werden wertungsfrei abgespeichert.
• Meinungsgruppen zusammengestellt. Noch immer ohne jede Wertung werden die gesammelten/gelisteten Fakten, Daten und Meinungen in einer Weise strukturiert, die bestimmte Blöcke von Meinungen, Hypothesen oder Theorien absehen läßt.
• das Vielfaltskriterium überprüft. Hier ist sicherzustellen, daß nicht schon in der Vorphase für irrelevant gehaltene Informationen oder Meinungen unter den Tisch fallen. Vielmehr sind solche ausdrücklich aktiv zu suchen.

4. Schritt
Zieldefinition für das eigentliche Verfahren
Die Leitung der Vorstudie formuliert aus den vorhergehenden Schritten einen Entwurf für das eigentliche Consultativ-Verfahren.Falls ein Auftraggeber vorhanden ist, wird der Entwurf mit diesem abgestimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, erfolgt die Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß. Wird keine Einigung über die Formulierung des Projektziels erreicht, muß für die augenblickliche Situation auf eine Bearbeitung des Projektes verzichtet werden. Die Zieldefinition erfordert eine Reihe von Festlegungen vor dem Verfahrensbeginn. Diese umfassen:· Eine schriftliche Festlegung des Verfahrens- oder Projektzieles. Diese kann in einem iterativen Verfahren beim Erreichen bestimmter Meilensteine (definierte Zwischenstufen) nachgebessert werden.· · Vorstellungen über· die Laufzeit des Projektes.· Die Meilensteine des Verfahrens.· Die geschätzten Kosten.· Den notwendigen Teilnehmerkreis (s. Schritt 3).

3. Hauptverfahren

Nach diesen Klärungen beginnt das eigentliche Verfahren. Dieses verläuft folgendermaßen:

Der Lenkungsausschuß legt nun den endgültigen Moderator (Unter Mediator ist die Funktion der Projektleitung zu verstehen, die sowohl von einer als auch mehreren Personen wahrgenommen werden kann) fest. Dieser verpflichtet sich schriftlich zur Neutralität in bezug auf den Inhalt des geplanten Verfahrens.

Der Moderator stellt schließlich aus der Funktionsliste eine gewünschte Teilnehmerliste nach Personen zusammen. Diese Personen müssen für die angenommenen Funktionen repräsentativ und gleichzeitig für das Verfahren verfügbar sein. Sie sollen alle kontroversen Standpunkte abdecken.

Nach Etablierung des Projekt-Teams erfolgt eine konstituierende Sitzung. In dieser kann der Moderator von der einfachen Mehrheit der Teilnehmer abgelehnt werden, falls er trotz vorgelegter Neutralitätsverpflichtung von diesen als befangen im Sinn des Untersuchungsgegenstandes betrachtet wird.

In diesem letzteren Fall benennt der Lenkungsausschuß erneut einen oder mehrere neue Moderatoren, ohne daß deshalb die vorangegangenen Schritte nochmals zu durchlaufen sind.

Regeln des Verfahrens selbst

• Das Verfahren wird nach den Regeln der Workshop-Technik durchgeführt.
• Es ist öffentlich.
• Die Teilnehmer argumentieren unter Leitung des Moderators in Rede und Gegenrede.
• Behauptungen, Argumente und vorgelegte Daten, Fakten und Belege werden in geeigneter Weise allgemein sichtbar schriftlich festgehalten.
• Es erfolgt eine fortlaufende Dokumentation des Verfahrens durch einen bestellten Protokollführer.
• Konsens oder Dissens zu allen wesentlichen Punkten werden vom Moderator durch Nachfrage überprüft und im Protokoll festgehalten.
• Alle Teilnehmer erhalten nach jeder Sitzung diese Protokolle; bei der jeweils folgenden Sitzung wird dieser Status nochmals abgefragt und bestätigt.

Der Moderator ist den Leitwerten der Umwelt-Akademie e.V. Nachhaltigkeit und Systemverträglichkeit verpflichtet.

• Zum konkreten Verfahrensinhalt hat er sich zur Neutralität verpflichtet, entsprechend hat er sich mit inhaltlichen Beiträgen zurückzuhalten. Seine Neutralität erweist sich besonders beim aktiven Nachfassen in bezug auf Konsens oder Dissens der Teilnehmer.
• Er ist verantwortlich für die Effizienz (Kosten, Termine, Ergebnis) des Verfahrens und die Kompetenz des am Ende mit den Beteiligten erarbeiteten Resultates.
• Dieses muß eine konkrete Entscheidungshilfe für den/die Auftraggeber und/oder die Öffentlichkeit darstellen.

• alle Beteiligten ausreichend zu hören bzw. ihre Argumente vortragen zu lassen
• weitgehenden Konsens aller Beteiligten zu suchen, d.h. die jeweils gemeinsamen Inhalte auch kontroverser Aussagen herauszuarbeiten und sie verständlich darzustellen.

• Er legt die Sitzungstermine fest, unterzeichnet die Sitzungsprotokolle und schlägt eine Tagesordnung vor.
• Er kann in Abstimmung mit den Teilnehmern Unterprojekte und dafür zuständige Arbeitsgruppen benennen.
• Solche Arbeitsgruppen werden von einem von ihm bestimmten Moderator geleitet.
• Er regelt den Ablauf der Sitzungen. Dazu gehören: die Erteilung des Wortes; die Dauer einzelner Ausführungen; die Abfolge der zu behandelnden Standpunkte, Fakten und Daten.
• Insgesamt hat er das Recht, vorgetragene Behauptungen, Daten und Fakten zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens zu hinterfragen, sich diese gegebenenfalls erneut darstellen und präzisieren zu lassen.
• Er kann Mitglieder, die sich kontraproduktiv verhalten, vom Verfahren ausschließen.

• Der Abschluß des Verfahrens erfolgt in Abstimmung mit den Teilnehmern, wenn eine in bezug auf das Projektziel (s. dritter Schritt) schriftlich formulierbare Empfehlung - gegebenenfalls auch verschiedene Alternativen oder Optionen - vorliegt.
• In einer Abschlußsitzung wird diese Empfehlung nochmals von allen Beteiligten diskutiert und auf ihre Konsensfähigkeit geprüft.
• Zu den Empfehlungen, Alternativen, Optionen abgegebene Minderheitsvoten werden schriftlich unter Angabe der sie unterstützenden Teilnehmer und ihrer Argumente festgehalten.
• Das Verfahren kann erst als abgeschlossen erklärt werden, wenn die Zahl solcher Minderheitsvoten auf ein Minimum reduziert wurde. Wann dieser Punkt erreicht ist, bestimmt der Moderator.

Der Moderator verantwortet das schließlich erreichte Ergebnis (Empfehlung, Alternativen, Optionen) persönlich.

Weitere Details siehe Handbuch der Consulative.