Vorgehensweise bei Consultativ-Verfahren
Weitere Details siehe Handbuch
der Consulative.
1. Allgemeines
Die praktische Vorgehensweise eines jeden
Consultativ-Verfahrens entscheidet sowohl über seine Effizienz als
auch über die Autorität der abgegebenen Empfehlung und damit
seine öffentliche Akzeptanz.
Diese Vorgehensweise besteht im Prinzip
aus einer Kombination strenger Verfahrensregeln mit der Methodik
des modernen Projekt-Managements.
In der Beachtung strenger Verfahrensregeln
(Code of Practice), die auch als Muss-Regeln bezeichnet werden können,
ähnelt das Verfahren den prozeduralen Vorgaben, wie wir sie in der
Judikative vorfinden.
Durch sie soll die notwendige Würde
des Verfahrens erreicht werden, die ihm die für jede wirksame und
glaubwürdige (Politik-) Beratung erforderliche Autorität verleiht.
Mit der Anwendung der Methodik eines effizienten
Projekt-Managements
wird die inhaltliche Qualität sichergestellt.
Bei der Anwendung dieser Methodik handelt
es sich um Kann-Regeln, deren Einsatz im Ermessen des jeweiligen Moderators
in Zusammenarbeit mit den Verfahrensteilnehmern liegt.
Regeln (Code of Practice)
Ein Consultativ-Verfahren muß unter
allen Umständen ein klares Verfahrensziel haben. Um ein solches
Verfahrensziel definieren zu können, bedarf es stets einer Vorstudie
(Feasibility Study oder Machbarkeitsstudie).
Vorgehensweise bei der Vorstudie: Bei einem
vom Lenkungsausschuß angenommenen Projekt beauftragt dieser geeignete
Moderatoren oder auch eine Arbeitsgruppe aus seiner Mitte mit der Durchführung
einer Vorstudie. Sie verläuft in folgenden Schritten:
2. Vorstudie
1. Schritt
Erfassung und Strukturierung der wesentlichen
Problemfelder
Wie ist der zu untersuchende Tatbestand
zu bezeichnen und abzugrenzen; vereinfacht: Um was geht es? Wer ist beteiligt?
Wer ist betroffen?. Hierzu können auch professionelle Werkzeuge z.B.
Meinungsforschung benutzt werden.
2. Schritt
Datensammlung
Was ist über den angefragten oder
zu untersuchenden Tatbestand bereits bekannt und welche Meinungen sind
gegeben? Dazu werden
-
alle verfügbaren Daten gesammelt.
Sie können aus Literatur, Datenbanken, Medien und Aussagen öffentlich
zugänglicher Fachleute stammen und werden wertungsfrei abgespeichert.
-
Meinungsgruppen zusammengestellt. Noch
immer ohne jede Wertung werden die gesammelten/gelisteten Fakten, Daten
und Meinungen in einer Weise strukturiert, die bestimmte Blöcke von
Meinungen, Hypothesen oder Theorien absehen läßt.
-
das Vielfaltskriterium
überprüft. Hier ist sicherzustellen, daß nicht schon in
der Vorphase für irrelevant gehaltene Informationen oder Meinungen
unter den Tisch fallen. Vielmehr sind solche ausdrücklich aktiv zu
suchen.
3. Schritt
Teilnehmerkreis
Aus Schritt 1 und den Ansichten des Auftraggebers
und/oder Leitung des Vorprojektes ist zu ermitteln, welche Funktionen (noch
nicht Personen!) in einem späteren Projekt unbedingt vertreten sein
müssen. Bei diesen Funktionen kann und soll es sich nicht nur um Experten
zu einem oder mehreren der in der Strukturierung herausgearbeiteten Meinungsblöcke
(oder auch Daten/Faktengruppen) handeln. Vielmehr müssen auch die
aus der Strukturierung nach Schritt 1 absehbaren Betroffenen in
einer entsprechenden Funktion berücksichtigt werden.
4. Schritt
Zieldefinition für das eigentliche
Verfahren
Die Leitung der Vorstudie formuliert aus
den vorhergehenden Schritten einen Entwurf für das eigentliche
Consultativ-Verfahren.Falls ein Auftraggeber vorhanden ist, wird der Entwurf
mit diesem abgestimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, erfolgt die Abstimmung
mit dem Lenkungsausschuß. Wird keine Einigung über die Formulierung
des Projektziels erreicht, muß für die augenblickliche Situation
auf eine Bearbeitung des Projektes verzichtet werden. Die Zieldefinition
erfordert eine Reihe von Festlegungen vor dem Verfahrensbeginn. Diese umfassen:·
Eine schriftliche Festlegung des Verfahrens- oder Projektzieles. Diese
kann in einem iterativen Verfahren beim Erreichen bestimmter Meilensteine
(definierte Zwischenstufen) nachgebessert werden.· · Vorstellungen
über· die Laufzeit des Projektes.· Die Meilensteine
des Verfahrens.· Die geschätzten Kosten.· Den notwendigen
Teilnehmerkreis (s. Schritt 3).
3. Hauptverfahren
Nach diesen Klärungen beginnt das
eigentliche Verfahren. Dieses verläuft folgendermaßen:
Der Lenkungsausschuß legt nun den
endgültigen Moderator (Unter Mediator ist die Funktion der Projektleitung
zu verstehen, die sowohl von einer als auch mehreren Personen wahrgenommen
werden kann) fest. Dieser verpflichtet sich schriftlich zur Neutralität
in bezug auf den Inhalt des geplanten Verfahrens.
Der Moderator stellt schließlich
aus der Funktionsliste eine gewünschte Teilnehmerliste nach Personen
zusammen. Diese Personen müssen für die angenommenen Funktionen
repräsentativ und gleichzeitig für das Verfahren verfügbar
sein. Sie sollen alle kontroversen Standpunkte abdecken.
Nach Etablierung des Projekt-Teams erfolgt
eine konstituierende Sitzung. In dieser kann der Moderator von der einfachen
Mehrheit der Teilnehmer abgelehnt werden, falls er trotz vorgelegter Neutralitätsverpflichtung
von diesen als befangen im Sinn des Untersuchungsgegenstandes betrachtet
wird.
In diesem letzteren Fall benennt der Lenkungsausschuß
erneut einen oder mehrere neue Moderatoren, ohne daß deshalb die
vorangegangenen Schritte nochmals zu durchlaufen sind.
Regeln des Verfahrens selbst
-
Das Verfahren wird nach den Regeln der Workshop-Technik
durchgeführt.
-
Es ist öffentlich.
-
Die Teilnehmer argumentieren unter Leitung
des Moderators in Rede und Gegenrede.
-
Behauptungen, Argumente und vorgelegte Daten,
Fakten und Belege werden in geeigneter Weise allgemein sichtbar schriftlich
festgehalten.
-
Es erfolgt eine fortlaufende Dokumentation
des Verfahrens durch einen bestellten Protokollführer.
-
Konsens oder Dissens zu allen wesentlichen
Punkten werden vom Moderator durch Nachfrage überprüft und im
Protokoll festgehalten.
-
Alle Teilnehmer erhalten nach jeder Sitzung
diese Protokolle; bei der jeweils folgenden Sitzung wird dieser Status
nochmals abgefragt und bestätigt.
Die Funktion des Moderators im (laufenden)
Verfahren selbst
Der Moderator ist den Leitwerten der Umwelt-Akademie
e.V. Nachhaltigkeit und Systemverträglichkeit verpflichtet.
-
Zum konkreten Verfahrensinhalt hat er sich
zur Neutralität verpflichtet, entsprechend hat er sich mit inhaltlichen
Beiträgen zurückzuhalten. Seine Neutralität erweist sich
besonders beim aktiven Nachfassen in bezug auf Konsens oder Dissens der
Teilnehmer.
-
Er ist verantwortlich für die Effizienz
(Kosten, Termine, Ergebnis) des Verfahrens und die Kompetenz des am Ende
mit den Beteiligten erarbeiteten Resultates.
-
Dieses muß eine konkrete Entscheidungshilfe
für den/die Auftraggeber und/oder die Öffentlichkeit darstellen.
Daher ist der Moderator verpflichtet:
-
alle Beteiligten ausreichend zu hören
bzw. ihre Argumente vortragen zu lassen
-
weitgehenden Konsens aller Beteiligten zu
suchen, d.h. die jeweils gemeinsamen Inhalte auch kontroverser Aussagen
herauszuarbeiten und sie verständlich darzustellen.
Als Leiter des Verfahrens hat der Moderator
die folgenden Rechte:
-
Er legt die Sitzungstermine fest, unterzeichnet
die Sitzungsprotokolle und schlägt eine Tagesordnung vor.
-
Er kann in Abstimmung mit den Teilnehmern
Unterprojekte und dafür zuständige Arbeitsgruppen benennen.
-
Solche Arbeitsgruppen werden von einem von
ihm bestimmten Moderator geleitet.
-
Er regelt den Ablauf der Sitzungen. Dazu gehören:
die Erteilung des Wortes; die Dauer einzelner Ausführungen; die Abfolge
der zu behandelnden Standpunkte, Fakten und Daten.
-
Insgesamt hat er das Recht, vorgetragene Behauptungen,
Daten und Fakten zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens zu hinterfragen, sich
diese gegebenenfalls erneut darstellen und präzisieren zu lassen.
-
Er kann Mitglieder, die sich kontraproduktiv
verhalten, vom Verfahren ausschließen.
4. Abschluß des Verfahrens
-
Der Abschluß des Verfahrens erfolgt
in Abstimmung mit den Teilnehmern, wenn eine in bezug auf das Projektziel
(s. dritter Schritt) schriftlich formulierbare Empfehlung - gegebenenfalls
auch verschiedene Alternativen oder Optionen - vorliegt.
-
In einer Abschlußsitzung wird diese
Empfehlung nochmals von allen Beteiligten diskutiert und auf ihre Konsensfähigkeit
geprüft.
-
Zu den Empfehlungen, Alternativen, Optionen
abgegebene Minderheitsvoten werden schriftlich unter Angabe der
sie unterstützenden Teilnehmer und ihrer Argumente festgehalten.
-
Das Verfahren kann erst als abgeschlossen
erklärt werden, wenn die Zahl solcher Minderheitsvoten auf ein Minimum
reduziert wurde. Wann dieser Punkt erreicht ist, bestimmt der Moderator.
Der Moderator verantwortet das schließlich
erreichte Ergebnis (Empfehlung, Alternativen, Optionen) persönlich.
Weitere Details siehe Handbuch
der Consulative.